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Endlich Klarheit bei der Frage „Sachbezug oder doch Geldleistung?“

44-Euro-Grenze, Sachbezug, Vorsteuervergütungsverfahren, Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz: Endlich Klarheit bei der Frage „Sachbezug oder doch Geldleistung?“

Um ihre Mitarbeiter zu motivieren, gewähren viele Unternehmer zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge. Besonders beliebt ist dabei, die sogenannte 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge zu nutzen, oftmals, um dem Mitarbeiter Gutscheine oder Geldkarten zu übergeben. Doch die Grenze zwischen einem tatsächlichen Sachbezug und einer „verdeckten“ Geldleistung wurde immer fließender und so war es nur eine Frage der Zeit, dass der Gesetzgeber eingriff. Bereits zum 1. Januar 2020 wurden die Möglichkeiten, die 44-Euro-Grenze zu nutzen, eingeschränkt.

Durch die Neuregelung werden zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, sogenannte „Geldsurrogate“ und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, nicht mehr als Sachbezüge anerkannt. Sie zählen seitdem als Geld. Bestimmte Gutscheine und Geldkarten sollen davon jedoch weiterhin ausgenommen sein, sofern diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Doch was bedeutet das konkret?

Kostenerstattungen für die vom Arbeitnehmer eingereichten privaten Rechnungen über Warenbezüge werden nicht mehr als Sachbezüge anerkannt. Dies gilt auch für vom Arbeitgeber selbst erstellte Warengutscheine, bei denen die Akzeptanzstelle nicht direkt mit dem Arbeitgeber abrechnet. Die Sachbezugsfreigrenze ist hierfür nicht mehr anwendbar, sodass die Vorteile auch bis zu monatlich 44 Euro nicht mehr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden können.

Gutscheine, die Unternehmer von anderen Unternehmern erwerben, um sie ihren Mitarbeitern für private Zwecke zu überlassen, können aber unter bestimmten Bedingungen weiterhin als Sachbezüge anerkannt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass sie der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, sie (wie bisher) monatlich 44 Euro nicht übersteigen und eine Barauszahlung des Gutscheinwertes ausgeschlossen ist. Solche Gutscheine können beispielsweise bezahlte Einkaufsgutscheine eines Kaufhauses oder Baumarktes, eine 10er-Karte für das örtliche Fitnessstudio o. Ä. sein.

Für Geld- bzw. Guthabenkarten von Prepaid-Anbietern gestaltet sich das Ganze hingegen wesentlich schwieriger. Denn hier hat der Gesetzgeber die Regelung eingefügt, dass diese den Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) entsprechen müssen. Insbesondere für Sachbezugskarten wie Spendit & Co. war zunächst noch unklar, ob diese weiterhin als Sachbezug anerkannt werden können. Eine große Unsicherheit für Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern solche Sachbezugskarten mit monatlich 44 Euro gewähren und diese in der Lohnabrechnung als steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug behandeln. Denn als Arbeitgeber haften sie für nicht korrekt einbehaltene und abgeführte Lohnsteuern und Sozialabgaben. Eine große Unsicherheit und Herausforderung aber auch für die Kartenanbieter. Diese standen daher in engem Austausch mit dem Bundesfinanzministerium (BMF), um ihre Karten an die neuen Regelungen anzupassen. Angestrebt wurde eine Nichtbeanstandungsregelung für 2020 und 2021.

Und es gibt gute Nachrichten: Das BMF hat diese Nichtbeanstandungsregelung mit Schreiben vom 13. April 2021 bestätigt. Das bedeutet, dass Sachbezugskarten wie Spendit & Co. auch noch im Jahr 2021 als steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge anerkannt werden, auch wenn sie den Anforderungen des ZAG noch nicht gerecht werden.

Entwarnung nur bis Ende 2021

Die Kartenanbieter haben nun bis Ende des Jahres ihre Karten und Geschäftsmodelle so anzupassen, dass Arbeitnehmern auch ab 2022 weiterhin steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge in Form von Sachbezugskarten gewährt werden können. Die Finanzverwaltung erläutert mit einer Vielzahl von Beispielen, was sie anerkennt und was nicht.

Ob die einzelnen Kartenanbieter diese strengeren Voraussetzungen ab 2022 auch tatsächlich erfüllen werden, muss im Einzelfall geprüft werden. Hier kommt es sehr auf die Flexibilität des Anbieters an, ob er seine Kartenfunktionen entsprechend einschränken kann und will.

Tipp: Sachbezüge sind auch künftig eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und besser zu vergüten. Ab dem Jahr 2022 wird die Sachbezugsfreigrenze sogar von 44 Euro auf 50 Euro erhöht. Insoweit können Unternehmer die Sachbezüge also ab Januar 2022 entsprechend anheben. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern Sachbezüge und insbesondere Sachbezugskarten auch künftig gewähren wollen. Wir beraten Sie gern.

(Stand: 26.05.2021)

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