Lohnsteuer - eine Sonderform der Einkommensteuer

Im Bundeshaushalt nehmen Lohnsteuer und Umsatzsteuer die beiden größten Positionen der Steuereinnahmen ein. Ihr Stellenwert auf der Einnahmenseite des Staates ist von essenzieller Bedeutung.

Als Lohnsteuer wird eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer bezeichnet. Schuldner der Lohnsteuer ist grundsätzlich der Arbeitnehmer, auf dessen nichtselbständige Tätigkeit die Lohnsteuer monatlich erhoben und durch den Arbeitgeber unmittelbar an das zuständige Finanzamt abgeführt wird. Aufgrund der jährlichen Einkommensteuererklärung bzw. des Lohnsteuer-Jahresausgleichs entfaltet sich die Lohnsteuer als Steuervorauszahlung auf die Einkommensteuer.

Rechtsgrundlage und Definitionen

Gemäß § 1 EStG unterliegen natürliche Personen, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben, der unbeschränkten Einkommensteuerpflicht. Arbeitnehmer sind natürliche Personen, die als Bezieher von Arbeitslohn entsprechende Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 19 EStG) erzielen. Die Einkommensteuer wird laut gesetzlicher Definition in § 38 Abs. 1 EStG bei diesen Einkünften durch den Abzug vom Bruttoarbeitsentgelt erhoben und als Lohnsteuer bezeichnet. Im Rahmen der Anwendung und Durchführung des Lohnsteuerabzugs liefert die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) konkrete Definitionen und Anweisungen. So erklärt § 1 LStDV die Begriffe von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, § 2 LStDV den Arbeitslohn, fortführende Paragraphen schließlich die Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten. Nicht zu verwechseln sind die Begriffe Arbeitslohn und Arbeitsentgelt. Während der Begriff des Arbeitslohns im Lohnsteuerrecht geregelt wird, definiert das Sozialversicherungsrecht den Begriff Arbeitsentgelt gem. § 14 SGB IV.

Arbeitgeber- und Arbeitnehmerpflichten

Die Lohnsteuer wird zwar vom Arbeitnehmer geschuldet (§ 38 Abs. 2 Satz 1 EStG), sie muss aber vom Arbeitgeber für Rechnung des Arbeitnehmers verpflichtend einbehalten (§ 38 Abs. 3 EStG) und innerhalb festgelegter Fristen an das Finanzamt abgeführt werden (§ 41a Abs. 1 EStG).

Der Arbeitgeber wird zur Durchführung und Kontrolle eines ordnungsgemäßen Lohnsteuerabzugs durch korrekte Berechnung und deren fristgerechte Lohnsteuer-Anmeldung und Abführung an das zuständige Finanzamt verpflichtet. Lohnsteuer-Anmeldungen erfolgen seit 2005 ausschließlich auf elektronischem Wege. Der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer ist in der Regel der Kalendermonat. Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldezeitraums hat der Arbeitgeber die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer zu bewirken. Sollte die abzuführende Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen haben, verlängert sich der Zeitraum auf das Quartal. Bei nicht mehr als 1.080 Euro abzuführender Lohnsteuer gilt das Kalenderjahr als Anmeldezeitraum. Der Arbeitgeber wird zudem aufgefordert, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen und elektronische Lohnsteuerbescheinigungen für seine Arbeitnehmer jährlich bzw. zum Beschäftigungsende auszustellen. Darüber ist der Arbeitgeber bei den regelmäßig stattfindenden Prüfungen der Sozialversicherungsträger, bei Lohnsteuer-Außenprüfungen bzw. einer Lohnsteuernachschau der Finanzverwaltung zur Mitwirkung verpflichtet.

Für eine korrekte Lohnabrechnung hat auch der Arbeitnehmer Pflichten zu erfüllen. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass, folgende zur ELStAM-Anmeldung erforderlichen, persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses dem Arbeitgeber vorlegt werden:

  • Geburtsdatum
  • Steueridentifikationsnummer
  • Information ob ein Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis vorliegt
  • ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.

Zudem muss der Arbeitnehmer steuerrelevante Änderungen bei seinem Finanzamt rechtzeitig anzeigen. Die Änderungen werden in der ELStAM-Datenbank gespeichert und vom Arbeitgeber monatlich abgerufen. Schuldhafte Versäumnisse des Arbeitnehmers können dabei zu Nachteilen bei der Lohnsteuerberechnung führen.

Eine Haftung kann sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer treffen. Der Arbeitgeber haftet für die einzubehaltende und abzuführende, für Unrecht erstattete und für fehlerbehaftete Lohnsteuer. In Fällen der Arbeitnehmerüberlassung kann der Arbeitgeber als Entleiher unter bestimmten Bedingungen für die Lohnsteuerabführung der geliehenen Arbeitnehmer gemäß § 42d EStG in Anspruch genommen werden.

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die Lohnsteuer wird als Vorauszahlung des Arbeitnehmers auf seine Jahreseinkommensteuer unmittelbar an der Einkommensquelle - also beim direkten Bezug von Arbeitslohn durch Abzug fällig. Die Lohnsteuer entsteht im Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt (§ 38 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Die Höhe der Lohnsteuer bemisst sich nach den persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers (zusammengefasst in ELStAM).

Die ELStAM sind:

  • persönliche Steueridentifikationsnummer
  • die Steuerklasse,
  • die Zahl der Kinderfreibeträge,
  • Kirchensteuerabzugsmerkmale,
  • eingetragene Freibeträge bzw. Hinzurechnungsbeträge für den Lohnsteuerabzug.

Die Bildung der ELStAM erfolgt automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die ELStAM werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt. Die Arbeitgeber müssen die ELStAM für die Lohnsteuerberechnung ihrer Arbeitnehmer regelmäßig elektronisch aus der ELStAM-Datenbank abrufen und anwenden. Die der Lohnabrechnung zugrundeliegenden ELStAM müssen in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

Durchführung der Lohnabrechnung

Um die Lohnsteuer zu berechnen, ermittelt der Arbeitgeber zunächst den steuerpflichtigen Teil des Arbeitslohns. Dabei ist zwischen laufendem Arbeitslohn und sonstigen Bezügen zu unterscheiden. Als laufender Arbeitslohn werden alle regelmäßigen Zahlungen, die der Arbeitgeber für die üblichen Entgeltzahlungszeiträume zahlt, also der Monats-, Wochen- oder Tageslohn, bezeichnet. Dazu gehören der Barlohn, aber auch Sachbezüge, wie beispielweise der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung. Sonstige Bezüge hingegen sind Arbeitsentgelte, die zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn nur einmalig gezahlt werden, wie ein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Vom steuerpflichtigen Arbeitslohn sind zunächst die vom Wohnsitzfinanzamt für den Lohnsteuerabzug festgesetzten Freibeträge (die der Arbeitnehmer z. B. für als Werbungskosten abziehbare Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung beantragt hat), der Altersentlastungsbetrag (soweit dieser zu gewähren ist), der Versorgungsfreibetrag und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag abzuziehen sowie etwaige Hinzurechnungsbeträge hinzuzurechnen. Vom verbleibenden steuerpflichtigen Betrag ist die Lohnsteuer unter Berücksichtigung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zu berechnen.

Am Ende eines Kalenderjahres ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen, in der neben dem Bruttoarbeitslohn und den einbehaltenen Steuern (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) sowie den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteilen zu den einzelnen Zweigen der gesetzlichen Sozialversicherung u.a. auch Angaben zu steuerfreien Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Job-Ticket) oder bei doppelter Haushaltsführung, steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit und pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ausgewiesen werden müssen. Die Lohnsteuerbescheinigung wird als jährlicher Einkommensnachweis auch für die Einkommensteuererklärung benötigt, über die auch der Lohnsteuer-Jahresausgleich vorgenommen wird. Zu viel gezahlte Steuern können damit vom Finanzamt zurückgefordert werden.

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