Fahrtkosten

Zusammensetzung, Berechnung und Besonderheiten bei Dienstreisen

Unter dem Begriff Fahrtkosten werden Aufwendungen verstanden, die für beruflich bzw. betrieblich bedingte Reisen anfallen. Die Fahrtkosten sind ein Teil der Reisekosten. Unter einer Reise versteht der Gesetzgeber sowohl die Abwesenheit von der eigenen Wohnung als auch vom regelmäßigen Arbeitsplatz (z. B. das Büro). Eine solche Reise ist in der Regel nicht oder nur in sehr geringfügigem Maße von der privaten Lebensführung tangiert. Fahrtkosten können steuerlich als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit oder in Form von Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie aus einem Arbeits- oder Dienstverhältnis heraus entstanden sind.

Wahl des Verkehrsmittels

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Wahl des hierfür verwendeten Verkehrsmittels frei. Werden öffentliche Verkehrsmittel wie Busse, Züge, Fähren oder Flugzeuge verwendet, sind die Fahrtkosten in voller Höhe steuerlich abzugsfähig. Gleiches gilt für einen Mietwagen. Kommt ein Dienstwagen zum Einsatz, werden die damit entstehenden Aufwendungen den Betriebsausgaben des Arbeitgebers zugerechnet.

Fahrtkosten bei Dienstreise mit privatem PKW

Etwas komplizierter gestaltet sich die Berechnung der Fahrtkosten, wenn das eigene Privatfahrzeug für eine Dienstreise verwendet wird. Hier stehen dem Reisenden drei Methoden zur Auswahl. Die erste ist der Einzelnachweis, welcher das Führen eines Fahrtenbuches voraussetzt, um die gesamten jährlichen Fahrtkosten des Fahrzeuges ermitteln zu können und diese dann nach beruflichen und privaten Fahrten hin aufzuschlüsseln.

Die zweite Variante besteht in der Ermittlung eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes zur Berechnung der Fahrtkosten, der in der Regel über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt wird. Hierfür ist es nötig, die zu geschäftlichen Zwecken zurückgelegten Kilometer einzeln auszuweisen, um daraus dann die Fahrtkosten errechnen zu können.

Als dritte Möglichkeit steht die Abrechnung per Kilometerpauschale zur Verfügung. Diese beträgt in Deutschland derzeit 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer mit dem Auto. Sämtliche mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Fahrtkosten gelten durch die Kilometerpauschale als abgegolten.

Siehe auch BMF-Schreiben v. 15.08.2019 (IV C 5 – S 2342/19/10007:001 [2019/0678827]) sowie den Beitrag von Plenker in DB 2019, 2092 ff. [„Steuerfreiheit von Fahrtkostenzuschüssen des Arbeitgebers an Arbeitnehmer“]

Beachte auch den Aufsatz von Krüger in DB 2019, 2143 ff. [Erste BFH-Rechtsprechung zum neuen Reisekostenrecht]

zum Stichwortverzeichnis Arbeitsrecht

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